Projectmanager aanbesteding financieel systeem

Functie:                                         Projectmanager aanbesteding financieel systeem
Startdatum:                                   Zo spoedig mogelijk
Aantal uur per week:                    32-36 uur per week 
Tarief:                                             € Marktconform
Periode:                                         t/m 6 maanden na startdatum, met optie tot verlenging
Locatie:                                          Hilversum
Deadline:                                        16-06-2021 08:00 uur
ZZP:                                                Ja
Aanvraagnr:                                   20210611_05

Omschrijving
Voor onze eindklant, gemeente Hilversum, zoeken wij een Projectmanager aanbesteding financieel systeem voor 32-36 uur per week. Startdatum: zo spoedig mogelijk.

Het huidige financieel systeem Key2Finance van Centric wordt al lange tijd gebruikt binnen de gemeente Hilversum. De gemeente Hilversum gaat zich voorbereiden op een Europese aanbesteding voor een nieuw systeem.

De verandering van financiële werkprocessen en daar aan gerelateerde werkprocessen en systemen zoals factuurafhandeling en LIAS is daar onlosmakelijk aan verbonden.

Het huidige systeem is functioneel onvoldoende in staat om de primaire financiële processen op een gebruikersvriendelijke manier te ondersteunen als gevolg van verouderd(e) architectuur en data model, waardoor koppelingen met andere systemen niet of moeilijk te realiseren zijn.

Het project vergt een gedegen voorbereiding, aanbesteding en implementatie fase. De beoogde livegang van het pakket is, gezien de noodzakelijke voorbereidingen, 01-01-2023.

Doel van vernieuwing financieel systeem
Optimale financiële dienstverlening bieden aan onze organisatie, vergroten van grip op onze financieel gezonde informatiehuishouding en verhogen de kwaliteit van onze financiële bedrijfsvoering.

Daadwerkelijke resultaten die uit deze doelstelling gerealiseerd moeten worden zijn onder andere:

• Verbeterde organisatie-brede financieel gezonde dienstverlening, verbeterde financiële informatiehuishouding en verbeterde financiële bedrijfsvoering
• Vergroten zelfredzaamheid van onze medewerkers binnen de financiële informatie-huishouding
• Centrale ontsluiting van financiële informatie
• Verbeterde beschikbaarheid en raadpleegbaarheid van financiële informatie
• Grip op financiële processen en verantwoording hierover
• Een transparante en eenduidige manier van werken
• Inzicht in en verkorten van doorlooptijden en werkvoorraden
• Mogelijkheden voor het onderbrengen van specifieke financiële terreinen zoals vastgoed en grondzaken, een projectadministratie en van e-facturering
• Ruimte maken voor innovatie en data gedreven werken

Vakmatige taken 

• Aansturen van de projectorganisatie
• Opstellen van projectdocumenten met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, risico’s, budget en kwaliteit. Dit in overeenstemming met de opdracht van de (gedelegeerd) opdrachtgever
• Opstellen van documenten benodigd voor bestuurlijke besluitvorming
• Opstellen en laten vaststellen van een business case
• Adviseren aan de (gedelegeerd) opdrachtgever
• Inhoudelijk toelichten van het project, de projectresultaten en consequenties
• Het voorzitten van project overleggen, stuur- en klankbordgroep
• Het actief beïnvloeden van actoren in de omgeving van het project en deze op één lijn brengen
• Het bewaken en sturen op planning, volledigheid en samenhang van voorbereiding van de publicatie tot en met de uiteindelijke gunning
• Informeren en betrekken van alle stakeholders binnen de organisatie
• Komen tot een onderbouwd advies voor de implementatie van een nieuw financieel systeem, inclusief een voorstel voor een projectplanning en -organisatie van deze fase

Functie-eisen
Functie-eisen zijn knock-out criteria. Dat voldaan wordt aan de eisen moet duidelijk blijken uit het CV door middel van een beschrijving van de ervaring en werkzaamheden. 

• Minimaal een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau
• Aantoonbare werkervaring als projectleider implementatie financieel systeem binnen een gemeentelijke instelling
• Minimaal 24 uur per week beschikbaar
• Akkoord met de BYOD (Bring Your Own Device) regeling

Functie wensen

• Aantoonbare werkervaring met financiële processen binnen de overheid en van hieraan gerelateerd processen, zoals bijvoorbeeld projectmanagement en inkoop
• Aantoonbare werkervaring met de specifieke markt, de verschillende oplossingsrichtingen die geboden kunnen worden 
• Aantoonbare werkervaring met het initiëren en begeleiden van aanbestedingsprocedures i.r.t. dit project
• Aantoonbare werkervaring met verandermanagement i.r.t. dit project 
• Aantoonbare werkervaring met werken in projecten en sturing geven aan projecten 
• Aantoonbare werkervaring met het implementeren van financiële systemen binnen overheidsorganisaties