Projectcoördinator Implementatie Zaaksysteem

Functie:                                         Projectcoördinator Implementatie Zaaksysteem
Startdatum:                                   Zo spoedig mogelijk
Aantal uur per week:                    32-36 uur per week 
Tarief:                                             € Marktconform
Periode:                                         t/m 6 maanden na startdatum, met optie tot verlenging
Locatie:                                          Zoetermeer
Deadline:                                        08-06-2021 08:00 uur
ZZP:                                                Ja
Aanvraagnr:                                   20210601_05

Omschrijving
Voor haar eindklant, gemeente Zoetermeer, zoeken wij een Projectcoördinator Implementatie Zaaksysteem voor 32-36 uur per week. Startdatum: Zo spoedig mogelijk.

Wil jij je als projectcoördinator inzetten voor het snel en gedegen implementeren van het nieuwe zaaksysteem (reeds ingekocht aanwezig, maar nog niet ingericht en geïmplementeerd)? Ben jij een ervaren projectcoördinator/-leider die kennis heeft van zaaksystemen en zaakgericht werken? Vind je het een uitdaging die kennis en inzet mee te nemen naar de gemeente Zoetermeer waar we in een tijdsbestek van 6 maanden de vervanging van het zaaksysteem willen realiseren (en al op hoofdlijnen idee hebben hoe we dat willen doen)? Heb je een beeld bij de projectonderdelen: implementatie, processen en adoptie? Ligt jouw kennis op het snijvlak van verandermanagement en integratie in processen? Geef je graag leiding aan het projectteam, én coach je hen expliciet in hun eigen ontwikkeling?

Dan zoeken we jou! Het gaat om een tijdelijke functie. Je gaat deel uitmaken van het project implementatie nieuw zaaksysteem. Het project wordt geleid door een projectleider. Naast de projectcoördinator ‘Implementatie‘, is er ook een projectcoördinator met verantwoordelijkheid over de deelgebieden ‘Ontwikkelen & Migratie’.

Goede dienstverlening en efficiënte uitvoering vormen de basis waarop we in Zoetermeer werken voor de burger en werken aan de stad. Dat doen we steeds meer zaakgericht: projectmatig, gestructureerd, procesgericht en met maximaal gebruik van digitalisering, bijvoorbeeld door de invoering van de e-handtekening, e-mandaat etc. Dat kan zeer complex zijn, denk bijvoorbeeld aan een snelle vervanging van het zaaksysteem.

Als Projectcoördinator ‘Implementatie’ zaaksysteem krijg je de verantwoordelijkheid over het deelproject ter implementatie van het nieuwe zaaksysteem, met een focus op borging en implementatie in de organisatie. Het project is één van onze prioriteiten binnen I&A. De urgentie is hoog; voor het einde van het jaar willen we het project afronden. Dat betekent strakke projectplanning, uitstekende samenwerking binnen de vakteams van I&A alsook een goede afstemming met vakafdelingen.

De extra uitdaging die we voor je hebben, is dat er terzelfder tijd ook een programma loopt ter verbetering van processen, waarbij datzelfde zaaksysteem een centrale rol speelt. Samenwerken met dit programma en oog hebben voor elkaars belangen is daarbij essentieel. Je hebt je projectdoelen op orde en houdt tijd, uren, kwaliteit en geld goed in de gaten, maar als het nodig is ben je ook pragmatisch en flexibel. Risico’s signaleer je tijdig en je doet verbetervoorstellen met duidelijke opties en gevraagde besluiten. Omdat je het grote geheel niet snel uit het oog verliest, luisteren we graag naar jouw adviezen over samenhang tussen projecten of over prioriteiten en richting. Zoek jij de uitdaging in een complex project in een bestuurlijke omgeving?

Functie-eisen
Functie-eisen zijn knock-out criteria. Dat voldaan wordt aan de eisen moet duidelijk blijken uit het CV door middel van een beschrijving van de ervaring en werkzaamheden. 

• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden gehad bij de opdrachtgever. Met deze opdracht komt de kandidaat niet uit op 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden binnen een periode van 6 maanden. (Er is dus geen sprake van een 4e overeenkomst of een contractduur van meer dan 3 jaar)
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met ICT-projecten binnen een 100.000+ gemeente in de afgelopen 8 jaar

Functiewensen

• Een afgeronde hbo bachelor opleiding op het gebied van ICT
• Aantoonbare werkervaring opgedaan met grootschalige organisatieveranderingen als gevolg van ICT-implementaties (duidelijk weergegeven in het cv middels referentie projecten) 
• Aantoonbare werkervaring als Projectleider met implementatie en stakeholdersmanagent in complexe organisaties in de afgelopen 5 jaar (duidelijk weergegeven in het cv)
• Aantoonbare werkervaring als Projectleider met het leidinggeven aan en coachen van projectteams en het begeleiden van projectmedewerkers in de afgelopen 5 jaar
• Een afgeronde opleiding projectmanagement (bijv. Prince2)

Competenties

• Resultaatgericht
• Verbindend
• Plannen en organiseren
• Analytisch
• Open persoonlijkheid
• Communicatief vaardig
• Flexibel
• Stressbesteding
• Probleemoplossend vermogen