Projectondersteuner

Functie:                                        Projectondersteuner
Startdatum:                                  01-09-2021
Aantal uur per week:                   32 uren per week 
Tarief:                                            € Marktconform
Periode:                                        t/m 31-08-2022, met optie tot verlenging
Locatie:                                         Utrecht
Deadline:                                      12-07-2021 08:00
ZZP:                                               Ja
Aanvraagnr:                                  20210705_03

Omschrijving
Voor haar eindklant, Nationale Politie, zoeken wij een Projectondersteuner voor gemiddeld 32 uren per week met als startdatum: 01-09-2021.

Politie voor Iedereen is de komende jaren het nieuwe perspectief van de politie op de al langer bestaande thema’s diversiteit, inclusie en divers vakmanschap; een perspectief gericht op veilige en inclusieve teams waarin heel verschillende politiemensen werken voor iedereen die ons nodig heeft. Politie voor Iedereen is een maatschappelijke opgave – iedereen heeft belang bij permanente ontwikkeling op dit thema, en dan vooral diep verweven met ontwikkeling binnen ons leiderschap en vakmanschap. We hebben de wereld samen een beetje bewogen als diversiteit binnen de politie vanzelfsprekend is en wij reflectief en inclusief in ons vak staan.

Het komende jaar zal een flexibel opgaveteam in wording zich richten op de actualiteiten die zich voordoen vanuit de politiek, de media en het maatschappelijk veld en hier een coördinerende rol in oppakken. Kwaliteit, flexibiliteit en diepgang staan in dit proces centraal. Het opgaveteam zal ook een verbindende rol innemen om vertraging te organiseren voor dialoog en ontwikkeling. In alles wat zij doet, is zij reflecterend, lerend, voedend & betrekt ze verschillende geluiden en perspectieven. De leden van het opgaveteam staan in verbinding met de relevante initiatieven die ontwikkeld worden buiten de organisatie, binnen de teams en binnen de wetenschap en het onderwijs. Hoofdthema´s zijn discriminatie, professioneel controleren, netwerk divers vakmanschap en bondgenoten, instroom en veilige & inclusieve teams.

Politie voor Iedereen wordt opgavegericht aangevlogen. De organisatie rondom deze opgave kent een hybride structuur en richt zicht op zowel het faciliteren van realisatie als vernieuwing. De opdracht voor het opgaveteam in oprichting, waar je als projectondersteuner deel vanuit maakt, is gericht op het inrichten van processen, het verantwoorden op traditionele en vernieuwende wijzen, en het samenhang aanbrengen en verbinding leggen tussen de vele initiatieven die er zijn.

Wij zoeken een allround projectondersteuner met gevoel voor de politiek-bestuurlijke omgeving waarbinnen de politieorganisatie zich beweegt en met ruime ervaring ten aanzien van het managen van een office. Een fijn mens met een coachende, inclusieve houding en een stevigheid om in een veranderlijke en strategische omgeving tactvol en respectvol te bewegen en ondersteunen. Aldus, je bent communicatief enorm goed ontwikkeld en sensitief, maar ook organisatorisch stevig onderlegd. 

Verantwoordelijkheden 
Je bent vaak het eerste gezicht of de eerste stem die mensen horen als ze contact maken met het opgaveteam. Je bent verantwoordelijk voor de brede ondersteuning van de opgavemanager en meerdere managers & leads. Je helpt op gebied van administratie, je brengt structuur aan, je zorgt voor efficientere werkoverleggen en coacht en stuurt administratief personeel aan. Je bereid de opgavemanager voor, en ondersteunt door niet alleen soms verslag te leggen maar ook door events, werkbezoeken en bijeenkomsten te organiseren. Je denkt mee en adviseert de opgavemanager en het team vanuit jouw talenten.

Vakmatige taken

• Het zijn van aanspreekpunt
• agendabeheer van de opgavemanager en managers, (digitale) correspondentie verwerken, mailbeheer
• plannen en organiseren van bijeenkomsten, van groot tot klein, van digitaal tot live, workshops, en andere events
• ondersteunen op gebied van financieel beheer & administratieve HR-taken binnen opgave;
• verslaglegging
• werkbezoeken organiseren en voorbereiden
• werkvoorbereiding opgavemanager
• efficiente manieren van werken inbrengen binnen opgaveteam, te denken aan SCRUM en daar een begeleidende rol in pakken
• coaching en aansturing van (junior) administratief personeel
• ondersteuning bij nieuwsbrieven en dergelijke

Functie-eisen
Functie-eisen zijn knock-out criteria. Dat voldaan wordt aan de eisen moet duidelijk blijken uit het CV door middel van een beschrijving van de ervaring en werkzaamheden. 

• De Externe is inzetbaar vanaf 01-09-2021 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-08-2022 voor 32 uur per week
• Een afgeronde, erkende opleiding op minimaal MBO-4 niveau
• Minimaal 5 jaar jaar werkervaring als managementassistent, projectondersteuner of officemanager, waarbij je meerdere managers/directieleden tegelijkertijd ondersteunde
• Een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift. Dit in verband met de internationale contacten welke bij deze rol horen

Functiewensen 

• De gevraagde werkervaring bij eis 3 (minimaal 5 jaar jaar werkervaring als managementassistent, projectondersteuner of officemanager, waarbij je meerdere managers/directieleden tegelijkertijd ondersteunde), is bij voorkeur opgedaan op projectbasis, of binnen meerdere rollen
• Werkervaring met coaching/aansturing van (junior) medewerkers is een pre
• Werkervaring met Prince II en/of Scrum Agile is een pre
• Uitstekende kennis van en werkervaring met MS Office is een pre
• Een afgeronde, erkende opleiding op minimaal MBO-4 niveau. Bij voorkeur de Secretaresseopleiding, zoals bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar
• Werkervaring binnen de Politie is een pre