Kwaliteitsmedewerker informatiebeheer

Functie:                                          Kwaliteitsmedewerker informatiebeheer
Startdatum:                                    12-07-2021
Aantal uur per week:                     36 uur per week 
Tarief:                                             € Marktconform
Periode:                                          t/m 12-01-2022, met optie tot verlenging
Locatie:                                           Tiel
Deadline:                                         30-06-2021 08:00 uur
ZZP:                                                 Ja
Aanvraagnr:                                    20210629_05

Omschrijving
Voor haar eindklant, Omgevingsdienst Rivierenland, zoeken wij een Kwaliteitsmedewerker informatiebeheer voor 36 uur per week. Startdatum: 12-07-2021.

De kwaliteitsmedewerker waarborgt de digitale informatievoorziening en voldoet aan de kwaliteitscriteria en- normen.

De kwaliteitsmedewerker:

• Zorgt voor het goed inrichten en onderhouden van de informatiehuishouding
• Levert een bijdrage aan de verdere vorming van het kwaliteitsbeleid
• Leidt en begeleidt de organisatie in het correct toepassen van de regels omtrent informatiebeheer

Vakmatige taken 
M.b.t. het inrichten en onderhouden van de informatiehuishouding:

• De eerste periode zal de nadruk liggen op taken rondom informatiebeheer en medewerkers/gebruikersondersteuning

M.b.t. verder vorming van het kwaliteitsbeleid/informatiebeleid:

• Instrumenten
• Medewerkers/Gebruikersondersteuning
• Informatiebeheer
• Beheren van de mapppenstructuur op de gemeenschappelijke schijf en helpen bij het opschonen van persoonlijke en afdelingsschijven
• Inrichten en onderhouden van een pre-depot in op de Archiefschijf
• Selecteren en vernietigen van de dossiers
• Verzorgen en bewaken van de ontsluiting van documenten en zaakdossiers
• Functionele sturing voeren op regelgeving (bewaking procesinrichting/invulling en regelgeving introduderen ter uitvoering)
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op het gebied van informatiemanagement
• Opstellen van rapportages van de constateringen en eventuele verbetervoorstellen daarvoor
• Geven van terugkoppelingen met toelichting aan de juiste stakeholders
• Samen met een informatiemanager implementeren van (nieuw) informatiebeleid
• Adviseren over de toepassingen van wet- en regelgeving op het terrein van informatiemanagement
• Signaleren van knelpunten, mogelijkheden en potentiele risico’s
• Opstellen van regels, procedures en instructies op het gebied van informatiemanagement
• Adviseren over het verbeteren en borgen van kwaliteitszorg op het gebied van informatiemanagement
• Doen van voorstellen over het verbeteren en borgen van kwaliteitszorg op het gebied van informatiemanagement
• Doen van voorstellen om werkwijzen en procedures op het gebied van informatiebeheer op te stellen of aan te passen
• Uitvoeren van audits en kwaliteitsonderzoeken op het gebied van informatiemanagement
• Beheren van het documentair structuurplan, de handleiding informatiebeheer, het handboek vervanging, selectielijsten. Deze instrumenten zijn nodig voor een goede uitvoering en beheer
• Opstellen en beheren van het kwaliteitshandboek
• Toekennen van bewaar- en vernietingstermijnen, aan de hand van geledende selectielijsten
• Opstellen van een hotspotmonitor (jaarlijks)
• Opstellen en onderhouden van een kwaliteitszorgsysteem
• Trainen en begeleiden van medewerkers bij het juist opslaan en registeren van informatie
• Motiveren van medewerkers tot goed informatiebeheer
• Aanspreekpunt voor medewerkers voor vragen en opmerkingen over informatiebeheer
• Beschrijven van afdelingsspecifieke werkafspraken passend binnen de kaders van het informatiebeheerplan van de organisatie
• Controleren van registraties van medewerkers en terugkoppeling daarop geven
• Adviseren en ondersteunen van collega’s in het correcte gebruik van metadata/ en bij het registeren
• Bieden van ondersteuning en advies voor het beheren en toegankelijk maken van informatie
• Adviseren en ondersteunen inj de organisatie bij de inrichting en het gebruik van de verschillende zaaktypen en bijbehorende documenten
• Zorgen voor de voorbereidingen van de overdracht van dossiers naar het RAR
• Contact onderhouden met in- en externe partijen

Verantwoordelijkheden
Het uitvoeren van beheersmatige werkzaamheden met betrekking tot (digitale) gegevens en informatie. Binnen de functiegroep ligt het accent op omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen, waaronder het adviseren over (digitalisering van) gegevensbeheer en het inrichten, beheren, controleren en inrichten van (digitale) gegevens en informatie.

Overwegende functiekenmerken:

Adviseert over beleid op het gebied van gegevensbeheer en documentaire informatievoorziening, beheert, controleert en onderhoudt complexe gegevens en informatie voor meerdere samenhangende werkterreinen.

Functie-eisen
De functie-eisen zijn knock-out criteria. Dat voldaan wordt aan de eisen moet duidelijk blijken uit het CV

• De kandidaat is inzetbaar vanaf 12 juli 2021 tot en met 12 januari 2022 voor maximaal 36 uur per week
• Beschikken over actuele kennis en ervaring met informatiemanagement en kwaliteit
• Beschikken over actuele kennis van de archiefwet en andere relevante wet- en regelgeving binnen het vakgebied
• Kennis van proces- en kwaliteitsmanagement
• Ervaring met digitaal en zaakgericht werken en digitaal archiveren
• Ervaring met het beheren en toepassen van een kwaliteitszorgsysteem
• Ervaring met het opstellen en uitvoeren van een informatie-audit
• Beschikken over advies-, communicatieve vaardigheden
• Organisatiegericht en standvastig
• Collega’s durven aan te spreken bij tegengestelde belangen
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
• Een afgeronde relevante HBO-opleiding
• Een diploma van de opleiding HMDI/IBM of gelijkwaardige opleiding

Functiewensen 

• Inzicht in de bedrijfs- en werkprocessen van een omgevingsdienst is een pré