Document Controller

Functie:                                         Document Controller
Startdatum:                                   13-09-2021
Aantal uur per week:                    36 uur per week
Tarief:                                             € Marktconform
Periode:                                         t/m 12-09-2022, met optie tot verlenging
Locatie:                                          Thuis / Utrecht
Deadline:                                       19-08-2021 08:00
ZZP:                                                Ja
Aanvraagnr:                                   20210816_06

Omschrijving
Voor haar eindklant, Nationale Spoorwegen, zoeken wij een Document Controller voor 36 uur per week. Startdatum: 13-09-2021.

Dit ga je doen
Ben je een teamspeler die er graag voor zorgt dat informatie makkelijk toegankelijk gestructureerd is, processen soepel lopen en iedereen zijn afspraken nakomt?
Voor de uitdagende ERTMS Realisatieprojecten zijn we op zoek naar een Document Controller. In deze functie ben je medeverantwoordelijk voor het beheren en verbeteren van het document management proces. Naast de verwerking van alle projectdocumentatie en tekeningen, heb je een faciliterende en controlerende rol richting de programmateams. Jij ondersteunt de teams in het eigen maken van het reviewproces en de te gebruiken systemen. Tevens bewaak je de deadlines en toets je de naleving van de gemaakte procesafspraken, zowel intern, als richting de leverancier voor het tijdig aanleveren van de documentatie.
In deze functie ben je onderdeel van de kernteams van het programma’s ERTMS, gezamenlijk leveren jullie een bijdrage aan de beheersbaarheid van het programma.

Naast de Realisatie projecten VIRM, STM-ATB, SLT en Flirt lever je ook een bijdrage aan de inrichting en implementatie van documentmanagement systemen en werkprocessen binnen Programma ERTMS@NS. Met jouw deskundigheid en enthousiasme weet je collega’s te motiveren conform richtlijnen en afspraken te werken. Je rapporteert functioneel aan de Programma Managers Realisatie en hiërarchisch aan Hoofd Bedrijfsbureau van de afdeling NS Techniek Projecten.

De werkzaamheden zullen bestaan uit:

• • Zorg voor het beheer van het DMS systeem voor de Realisatie Programma’s
• • Verantwoordelijkheid voor de inrichting en implementatie van DMS (o.a. SharePoint)
• • Aanspreekpunt voor de Document Controller van de Leverancier
• • Zorg voor een correcte afhandeling van de documentatie en correspondentie op het project met behulp van het DMS systeem zoals ontvangst, inboeken, distributie en archivering
• • Bewaken van de afgesproken deadlines voor documentatie en correspondentie zowel intern als richting Leverancier
• • Leveren van ondersteuning aan Programma Manager(s), Kernteams en Contract Manager(s) op het gebied van Document Management
• • Uitvoeren van digitale archiefwerkzaamheden

Functie-eisen 
Functie-eisen zijn knock-out criteria. Dat voldaan wordt aan de eisen moet duidelijk uit het CV door middel van een beschrijving van de ervaring en werkzaamheden.

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een complex project
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint als programma sitebeheerder
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met DMS systemen
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met MS-Office
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over beheersing van de Engelse taal in zowel woord als geschrift
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over kennis van de Prince2 Projectmethodieken
• Kandidaat is in de afgelopen twee jaar niet in dienst geweest bij NS middels een arbeidscontract voor bepaalde of onbepaalde tijd

Functiewensen

• Bij voorkeur aantoonbare ervaring met Office 365/ SharePoint 2013
• Ervaring met document management in aanbestedingstrajecten
• Prince2 practitioner gecertificeerd
• Geen lange vakantieplannen in de periode van september 2021 t/m februari 2022